Dicas

Consulte aqui algumas dicas de estruturação e organização, sugeridas por Rafaela Castro Gestão Organizacional:

• Arquivos de aço ocupam muito espaço, podem ser substituídos por armários com escaninhos e pastas intercaladoras. Para grandes quantidades de documentos, com área física reduzida, sugere-se arquivos deslizantes, pois concentram volume e ocupam pouco espaço.
• No varejo, layouts organizados e bem resolvidos multiplicam a possibilidade de atendimentos e produzem, assim, crescimento de vendas.
• Utilize sempre uma única identidade corporativa: na comunicação com o cliente interno e externo, apresentação pessoal da equipe, marca, embalagem, materiais institucionais, arquitetura, acesso às informações no arquivo físico e eletrônico, nos documentos gerados, atendimento telefônico e demais manifestações visuais da sua empresa.
• Realize benchmarking junto a empresas do ramo. Não reinvente a roda, existem soluções prontas a serem implementadas sem grandes investimentos.
• Limite suas atividades profissionais ao horário de expediente, organize-se e aproveite o tempo livre para ler, criar, descansar e se divertir. Isso é qualidade de vida, é saúde física e mental.
• Procure saber o que seu cliente espera de você: aplique periodicamente Pesquisas de Satisfação ou simplesmente pergunte.
• Certifique-se da melhor ordenação dos documentos físicos e eletrônicos (nome, assunto, número, etc.). Para pequenas quantidades de documentos, indica-se cores para identificação dos arquivos. Ganhe tempo no acesso as informações.
• Defina rotinas e horários para a consulta de e-mails. Retornos não devem ultrapassar 24 horas e devem ocorrer preferencialmente no mesmo dia. Sendo impossível, informe que está providenciando a solução/informação para, então, refazer o contato.
• Organize seus procedimentos para a informatização, desenhe o fluxo de informações e detalhe necessidades. Informatizar a "bagunça" não funciona, gera desgaste e grandes investimentos.
• Incentive a multifunção: se a empresa tiver pelo menos dois colaboradores cientes de cada processo, situações como férias, desligamentos e ausências temporárias não serão problema.
• Prepare seus sucessores.
• Forme/Incentive grupos de estudo.
• Elimine papéis, retrabalhos, conferências desnecessárias, formulários e relatórios obsoletos, espaço físico - tudo gera custos.
• Disponibilize o organograma funcional da empresa a todos os colaboradores e respeite a hierarquia, procedimento que evita insubordinações e facilita o exercício das lideranças.
• Preste atenção permanentemente aos custos fixos e variáveis.
• Desenvolva um Plano de Cargos e Salários e Meritocracia, incentive sua equipe, retenha, fidelize.
• Crie relatórios gerenciais simples e padronizados, com periodicidade definida.
• Dê autonomia a sua equipe, criatividade e inovação mantêm você no mercado.
• Integre novos colaboradores na empresa, treine-os nos processos e funções. O retorno será sempre mais rápido.
• Um Plano de Assunto, por ordem alfabética, onde conste localização, forma de ordenação e prazo de guarda dos documentos, facilita o acesso às informações.
• Seja incansável no atendimento: abuse de cordialidade, dê respostas rápidas, transmita conhecimento e segurança, solucione seus problemas e gere valor para os clientes. Crie seu Padrão de Atendimento. Sempre que possível, faça uso de roteiros e scripts.
• Realize Cliente Oculto.
• Atualize o cadastro de clientes, prospects, fornecedores e parceiros, fonte para ações comerciais e de marketing, base de consultas rápidas e eficazes.
• Conheça a interface dos processos organizacionais e a interferência/conseqüência de seu trabalho sobre eles.
• Registre tudo: atividades, projetos, idéias e pendências, de modo que nada seja esquecido; disponibilize as informações, assim a empresa não dependerá apenas de você para FAZER ACONTECER.
• Elogie e valorize seus colaboradores. Equipe motivada faz milagres por você e pela empresa.
• Não utilize diretórios e arquivos eletrônicos com o nome de colaboradores, crie uma estrutura padrão, bem como uma metodologia para a nomenclatura dos arquivos, a fim de facilitar o acesso às informações.
• Implante o Programa 5S.
• Seja objetivo e direto na comunicação, simplifique.
• Trabalhe com uma equipe diversificada, mescle vitalidade e maturidade, generalistas e especialistas, operação e gestão.
• Planeje suas atividades para o dia seguinte, para a semana, para o mês e para o ano e adote uma ferramenta que auxilie na gestão destas informações.
• Dê preferencia a agendas compartilhadas.
• Se você não tem resposta para uma pergunta, pesquise, converse com quem sabe e retorne sempre. Credibilidade é a sustentação de sua empresa.
• Avalie em profundidade os sistemas de informática a serem implementados na empresa: existem várias alternativas e nem sempre o que é bom para uma, é bom para outra. Evite desgastes e investimentos desnecessários.
• Valorize o que cada colaborador tem de melhor, identifique suas potencialidades e tire partido das competências, aplique avaliações, dê feedback, invista em desenvolvimento.
• Seja pontual nos compromissos firmados com clientes internos e externos. Pontualidade transmite organização e respeito.
• O descarte de documentos segue o prazo legal; documentos sem valor legal devem ser avaliados e descartados anualmente, a fim de manter o arquivo atualizado e o espaço otimizado. Arquivos eletrônicos devem seguir a mesma regra. Digitalize.
• Mantenha backup das informações em servidor, nuvem e HD externo.
• Questione sempre! Procure saber o que ainda não sabe, invista no crescimento pessoal e profissional, avalie a necessidade/utilização de certos documentos, controles e procedimentos. Simplifique, valorize apenas o que agrega valor.
• Incentive a participação dos colaboradores da linha de frente. Além de excelente fonte de motivação, eles normalmente possuem informações importantes para a tomada de decisão.
• Realize Pesquisas de Clima periódicas.
• Os processos de trabalho e o layout do espaço devem estar alinhados, permitindo a otimização das rotinas.
• Os sistemas de informática, específicos para controle de documentos nas empresas, auxiliam na recuperação das informações.
• Desenvolva e divulgue canais de comunicação com seus clientes, fornecedores e colaboradores.
• Manualize direitos e obrigações, regras e procedimentos, o que não é registrado não é lembrado.
• Crie seu Código de Ética e Compliance.
• A apresentação pessoal da sua equipe é fundamental (a primeira imagem é a que fica). Forneça uniforme, pelo menos, para a linha de frente e crie um padrão de vestimenta para os demais cargos.
• Mantenha seu site atualizado, torne-o atrativo.
• Abuse das redes sociais, divulgue produtos, notícias, artigos, imagens, fotos, etc. e monitore seu retorno.
• Crie produtos, mesmo na área de serviços. É comprovado que produtos vendem mais do que conceitos.
• Forme parcerias estratégicas.
• Formalize as definições com seus clientes, fornecedores e parceiros.
• Invista em Programas de Sustentabilidade e Conscientização.
• Compartilhe o Planejamento Estratégico com sua equipe.
• Crie Comitês para a troca de ideias e tomada de decisão.
• ​Realize Diagnóstico Organizacional, no mínimo anualmente, busque a melhoria contínua.
• Estabeleça e acompanhe indicadores e metas.